Planning
Zorg ervoor dat je voldoende ruimte hebt ingepland voor elk
onderdeel. Niets is zo vervelend als moeten haasten op de dag zelf.
Uitnodigen
Voordat je je uitnodigingen verstuurt, wil je dat iedereen op de
hoogte is van de datum. Stuur daarom alvast, als de datum vaststaat, een save the
date naar je gasten. In de loop van de tijd stuur je een definitieve
uitnodiging. Vergeet hierbij niet alleen de start maar ook de eindtijd te
vermelden, zodat je gasten weten wat ze kunnen verwachten. Een klein programma
met timeline is helemaal ideaal. Uiteindelijk gaat de locatie vragen om het
definitief aantal personen door te geven. Om een zo goed mogelijk beeld te
hebben van het aantal personen, is het handig om een RSVP te vragen. Op deze
manier vraag je je gasten om te reageren of ze wel, maar ook als ze niet komen.
Heb je niet van iedereen reactie ontvangen? Dan kan de rest nog na gebeld
worden.
Delegeren
Stel een ceremoniemeester aan! Juist ook als je het erg lastig
vindt om taken uit handen te geven, kan een ceremoniemeester goud waard zijn!
Van tevoren kun je alles zelf tot in de puntjes regelen en op de dag zelf hoeft
de ceremoniemeester alleen beschikbaar te zijn om de finishing touch aan de
voorbereidingen te geven. Ook is hij of zij op de dag zelf beschikbaar als
contact persoon bij vragen vanuit de gasten en locatie. Bespreek van tevoren
wat zijn of haar taken van tevoren en op de dag zelf zullen zijn met de
verantwoordelijkheden. Naast een ceremoniemeester kun je natuurlijk ook taken
op de dag zelf verdelen over meerdere mensen. Bijvoorbeeld wie zorgt ervoor dat
de ringen op locatie terecht komen? Door taken over te dragen aan anderen geeft
het jou de kans om nog meer te kunnen genieten!
Fotograaf
Naast dat het natuurlijk een hele klus is om de juiste fotograaf
bij jullie wensen, stijl en budget te vinden, is het ook fijn om van tevoren
alvast na te denken over wanneer je met wie op de foto wilt. Houd hierbij ook
rekening met eventuele zonsondergang. Maak de lijst van tevoren, zodat er op de
dag zelf niemand vergeten kan worden, maar er ook efficiënt te werk gegaan kan
worden. De combinaties bestaan vaak uit:
de complete groep dag gasten,
bruidspaar met ouders bruid,
bruidspaar met familie bruid, bruidspaar met
ouders bruidegom, bruidspaar met familie bruidegom, bruidspaar met getuigen,
bruid met vrienden, bruidegom met vrienden
Tafelschikking en instructies
Hoewel het voor zichzelf lijkt te
spreken, blijkt dat het vaak niet helemaal duidelijk is wat er bij het gastenboek de bedoeling is. Plaats een fotolijstje met een korte instructie bij het
gastenboek en bedankjes.
Voor
veel gasten is het heel logisch dat directe familie en dierbaren op de eerste
rijen zitten, en niet een verre tante. Toch gebeurt het wel eens. Om dit te
voorkomen is het handig om een stoelschikking voor bij de ceremonie en een
tafelschikking voor tijdens het diner te maken. Wil je niet iedereen plaatsen op
een bepaalde plek, dan kun je er ook voor kiezen om bijvoorbeeld alleen de
eerste twee rijen van de ceremonie en alleen de bruidstafel te reserveren. De
overige plekken zijn dan bedoeld voor de overige gasten. Het handigst is het om
zowel voor de ceremonie naamkaartjes te maken, als ook voor het diner. Op deze
manier weet je zeker dat er voor iedereen en naamkaartje klaarligt.
Kinderen
Bedenk goed van tevoren of kinderen
tijdens het gehele programma of gedeelte van het programma genodigd zijn. Wil
je hier nog iets speciaals voor organiseren zoals bijvoorbeeld een kindermenu
in plaats van een 6 gangen diner, andere hapjes of ijsje? Ook kun je voor
kinderentertainment kiezen of een oppas inhuren. Zo kunnen ouders optimaal ongestoord van
jullie dag genieten!
Cadeaus
Willen jullie envelopjes vragen of
willen jullie cadeaus? En wat voor cadeaus zouden jullie willen? Er zijn
verschillende websites (waaronder ook onze online planner), waarop je een gewenste cadeau lijst aan kunt maken.
Gasten kunnen dit dan afstrepen zodra dit gekocht is, zodat andere gasten niet
hetzelfde kopen! Verwachten jullie cadeaus op de dag zelf? Wellicht is het fijn
om deze kwijt te kunnen op een plek. Wie neemt deze achteraf voor jullie mee en
is er voldoende ruimte in die auto? Door dit van tevoren in te schatten, komt
niemand voor verrassingen te staan! Kies je voor envelopjes dan is het wellicht
leuk om een enveloppendoos of kist hiervoor te verzorgen.
Taxi
Gaan jullie of een deel van jullie
gasten met de taxi naar huis of naar een hotel na het feest? Boek de taxi
alvast van tevoren! Dit voorkomt lange wachttijden op de avond zelf terwijl het
feest al afgelopen is.
Decoratie
Ga van
tevoren na wanneer er spullen gebracht en gehaald mogen worden, maar ook
wanneer er gedecoreerd mag worden en wanneer dit weggehaald moet worden. In
verband met volgende reserveringen kan het zijn, dat dit allemaal op dezelfde
dag dient te gebeuren. Verdeel de taken, wie wat en wanneer doet, zodat niemand
voor verrassingen komt te staan.